System obiegu dokumentów Docflow

DocFlow

system obiegu dokumentów i kontroli kosztów dla każdego hotelu.

Docflow to system obiegu dokumentów. Pozwala na pełną kontrolę nad dokumentami krążącymi w firmie. Pozwala na błyskawiczny dostęp do dowolnego dokumentu bez żmudnego przeszukiwania segregatorów, szaf. Jednak pełnia możliwości systemu manifestuje się dopiero przy dokumentach finansowych. Docflow został przygotowany przede wszystkim z myślą o obiegu dokumentów zakupowych. Od momentu pojawienia się dokumentu w firmie, poprzez pełen opis i akceptację osób odpowiedzialnych za zakup po przygotowanie i przekazanie dokumentu do księgowości.

Możliwość budżetowania pozwala zaplanować koszty z rozbiciem na grupy i okresy (miesięczne lub tygodniowe). Dokumenty opisane przez pracownika natychmiast obciążają odpowiednią pozycję budżetu. Dzięki temu możliwe jest także porównanie planu z rzeczywistym wykonaniem. Monitorowanie odchyleń na bieżąco pozwala na kontrolę kosztów. Choć może działać w dowolnej branży, to predefiniowane obiegi, wzorce budżetów i doświadczenie naszych wdrożeniowców sprawiają, że jest to idealne narzędzie dla hoteli i restauracji. Także dla sieci.

Dostępność w chmurze i predefiniowane obiegi pozwalają na błyskawiczne wdrożenie.

 Docflow
 Rejestracja faktury
 Kontrola i przypisanie kosztów
 Weryfikacja managera
Kontrola księgowa
 Zestawienie płatności
Eksport do księgowości
 Docflow

Zalety

Pełna i natychmiastowa kontrola kosztów. Monitor odchyleń od planu.

Błyskawiczny elektroniczny obieg dokumentów. Czas obiegu skraca się znacząco. Dokumenty nie giną, nie znikają w firmie. Papierowe dokumenty pozostają w archiwum, a w obiegu krąży elektroniczna kopia.

Dostęp do danych z dowolnego miejsca i urządzenia (obsługa urządzeń mobilnych)

Możliwość wyszukiwania dokumentów po treści (OCR) dokumentu

Automatyczne wyszukiwanie kontrahenta na podstawie NIP

Koszty i zyski

System daje managerom możliwość wglądu i łatwego porównania cen od różnych dostawców lub tego samego dostawcy (dla różnych działów czy różnych obiektów sieci). W efekcie często koszt Docflow zwraca się prawie natychmiast.

DocFlow uruchamiany jest w chmurze i nie wymaga inswestycji sprzętowych czy programowych. Nie ma dodatkowych kosztów serwerów, kopii zapasowych, etc.

DocFlow dostarczamy jako usługę. Nie ma potrzeby zakupu. Koszt użytkowania oprogramowania rozkładany jest w czasie.

Doświadczenie w branży HoReCa, predefiniowane obiegi, przygotowani wdrozeniowcy. To wszystko sprawia, że minimalizujemy koszty wdrożenia.

Controlling, budżet i wykonanie

Tworzenie budżetu oraz automatyczna kontrola wykonania. Możliwość przypisania pracownika odpowiedzialnego za grupy kosztów. Osoba odpowiedzialna bezpośrednio widzi plan i kontroluję wykonanie.

System dostarcza pakiet gotowych zestawień do monitorowania:

  • kosztów
  • kontroli terminów płatności
  • pilnowania kto nie opisuje swoich dokumentów

Możliwość tworzenia zestawień i powiadomień dostosowanych do wymagań klienta

Poza system

Generowanie plików przelewów do banku dla wskazanych dokumentów. Skraca czas spędzony na płatnościach i eliminuje błędy

Zestawienia dla księgowości oraz pliki do dekretacji .

Chcę wiedzieć więcej!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez OPTI.PRO w celu realizacji oferty, zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883) oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Jestem świadomy, że mam możliwość dostępu do swoich danych, w celu ich sprostowania i usunięcia oraz żądania o graniczenia ich przetwarzania ze względu na moją szczególną sytuację oraz wycofania udzielonej zgody w każdym momencie, przy czym, cofnięcie uprzednio wyrażonej zgody nie wpłynie na legalność przetwarzania przed jej wycofaniem, a także wniesienia skargi do organu nadzorczego. Dane nie będą przekazywane do państw trzecich oraz nie podlegają profilowaniu tj. automatycznemu podejmowaniu decyzji.

(function(i,s,o,g,r,a,m){i['GoogleAnalyticsObject']=r;i[r]=i[r]||function(){ (i[r].q=i[r].q||[]).push(arguments)},i[r].l=1*new Date();a=s.createElement(o), m=s.getElementsByTagName(o)[0];a.async=1;a.src=g;m.parentNode.insertBefore(a,m) })(window,document,'script','https://www.google-analytics.com/analytics.js','ga'); ga('create', 'UA-105942561-1', 'auto'); ga('send', 'pageview');