Docflow System obiegu dokumentów, akceptacji faktur i kontroli kosztów

DocFlow

system obiegu dokumentów i kontroli kosztów dla każdego hotelu.

Docflow to system obiegu dokumentów. Pozwala na pełną kontrolę nad dokumentami krążącymi w firmie. Pozwala na błyskawiczny dostęp do dowolnego dokumentu bez żmudnego przeszukiwania segregatorów, szaf. Jednak pełnia możliwości systemu widać dopiero przy dokumentach finansowych jako system akceptacji faktur zakupowych Docflow został przygotowany przede wszystkim z myślą o obiegu dokumentów zakupowych. Od momentu pojawienia się dokumentu w firmie, poprzez pełen opis i akceptację osób odpowiedzialnych za zakup po przygotowanie i przekazanie dokumentu do księgowości.

Możliwość budżetowania pozwala zaplanować koszty z rozbiciem na grupy i okresy (miesięczne lub tygodniowe). Dokumenty opisane przez pracownika natychmiast obciążają odpowiednią pozycję budżetu. Dzięki temu możliwe jest także porównanie planu z rzeczywistym wykonaniem. Monitorowanie odchyleń na bieżąco pozwala na kontrolę kosztów. Choć może działać w dowolnej branży, to predefiniowane obiegi, wzorce budżetów i doświadczenie naszych wdrożeniowców sprawiają, że jest to idealne narzędzie dla hoteli i restauracji. Także dla sieci hotelowych.

 Docflow
 Rejestracja faktury
 Kontrola i przypisanie kosztów
 Weryfikacja managera
Kontrola księgowa
 Zestawienie płatności
Eksport do księgowości
 Docflow

Zalety

  • Błyskawiczny elektroniczny obieg dokumentów. Czas obiegu skraca się znacząco. Dokumenty nie giną, nie znikają w firmie czy w biurkach pracowników. Papierowe dokumenty pozostają w archiwum, a w obiegu krąży jedynie elektroniczna kopia.
  • Płatność za dokumenty zatwierdzone przez pracowników. Unikamy błędnych faktur, towarów i usług, których nikt nie zamówił.
  • Kontrola aktywnego płatnika VAT.
  • Dostęp do danych z dowolnego miejsca i urządzenia (obsługa urządzeń mobilnych)
  • Automatyczne wyszukiwanie kontrahenta na podstawie NIP
  • Możliwość wyszukiwania dokumentów po treści (OCR) dokumentu
  • Pełna i natychmiastowa kontrola kosztów. Monitor odchyleń od planu.

Korzyści

  • System daje managerom możliwość wglądu i łatwego porównania cen od różnych dostawców lub tego samego dostawcy (dla różnych działów czy różnych obiektów sieci). W efekcie często koszt Docflow zwraca się prawie natychmiast.
  • DocFlow prezentuje dane pochodzące z różnych lokalizacji, różnych hoteli grupy. Daje managerom możliowść śledzenia kosztów, porównania cen pomiędzy lokalizacjami i optymalizacji zakupów.
  • Archiwum umów i innych dokumentów- DocFLow świetnie sprawdzi się jako archiwum dokumentów, które muszą być szybko i łatwo dostępne. Jest idealny do przechowywania umów. Od czasu wdrożenia DocFlow znalezienie umowy z zeszłego roku to kwestia sekund. Z dowolnego miejsca. Zawsze.
  • Generowanie plików przelewów do banku dla wskazanych dokumentów. Skraca czas spędzony na płatnościach i eliminuje błędy
  • Zestawienia dla księgowości oraz pliki do dekretacji. .
  • DocFlow uruchamiany jest w chmurze i nie wymaga inswestycji sprzętowych czy programowych. Nie ma dodatkowych kosztów serwerów, kopii zapasowych, etc.
  • DocFlow dostarczamy jako usługę. Nie ma potrzeby zakupu. Nie wymaga kosztów sprzętu, obsługi. Koszt użytkowania oprogramowania rozkładany jest w czasie.
  • Doświadczenie w branży HoReCa, predefiniowane obiegi, przygotowani wdrozeniowcy, szybkie wdrożenie. To wszystko sprawia, że minimalizujemy koszty wdrożenia.
  • Przygotowane wstępnie plany budżetów i podział kosztów. Dzięki temu, można tworzyć łatwiej własne grupy kosztowe w oparciu o przygotowane wzorce. Zawsze jednak można tworzyć własny podział na centra kosztów.

Controlling, budżet i wykonanie

  • Tworzenie budżetu oraz automatyczna kontrola wykonania.
  • Możliwość przypisania pracownika odpowiedzialnego za grupy kosztów. Osoba odpowiedzialna bezpośrednio widzi plan i kontroluję wykonanie.
  • Powiadomienia o dokumentach do opisania.
  • System dostarcza pakiet gotowych zestawień do monitorowania kosztów na bieżąco.
  • Możliwość tworzenia indywidualnych zestawień i powiadomień dostosowanych do wymagań klienta

DocFlow - podgląd systemu

Kalendarz

Panele

Chcę wiedzieć więcej!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez OPTI.PRO w celu realizacji oferty, zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883) oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Jestem świadomy, że mam możliwość dostępu do swoich danych, w celu ich sprostowania i usunięcia oraz żądania o graniczenia ich przetwarzania ze względu na moją szczególną sytuację oraz wycofania udzielonej zgody w każdym momencie, przy czym, cofnięcie uprzednio wyrażonej zgody nie wpłynie na legalność przetwarzania przed jej wycofaniem, a także wniesienia skargi do organu nadzorczego. Dane nie będą przekazywane do państw trzecich oraz nie podlegają profilowaniu tj. automatycznemu podejmowaniu decyzji.