Revenue management

Pojęcie “revenue management” funkcjonuje w przestrzeni hotelarskiej już od pewnego czasu. Dla pewności wyjaśnijmy określenie “zarządzanie przychodami”, nieulzależnie od niedoskonałości tłumaczenia, oznacza działania nakierowane na kontrolę i optymalizację zysku. Tyle definicji. Czas na szczegóły. Przychody i koszty w hotelu pochodzą z różnych źródeł i powstają w różnych miejscach. Dlatego, jeśli nie mamy szczegółowej i aktualnej informacji o finansach hotelu, nie mamy co marzyć o optymalizacji zysku.

Przychody hotelu

Przychody hotelowe powstają w przynajmniej kilku punktach (centrach zysku). Są to zawsze:

  • pokoje,
  • śniadania,
  • restauracja,
  • eventy (w tym możemy wydzielić też wyżywienie i napoje)
  • spa

Oczywiście możemy dalej rozdzielać przychody zależnie od rodzaju, ale skoncentrujemy się tu na miejscu powstawania, nie rodzaju. Co ważne, potrzebujemy informacji globalnej, dla całego roku jak i bieżącej, na dziś.

Żeby uzyskać takie informacje musimy posłużyć się narzędziami informatycznymi. Zwykłe programy obsługi recepcji czy restauracji nie wystarczą. Wprowadzane i uzyskiwane dane są skierowane na obsługę procesu, nie analizę. Można natomiast wykorzystać specjalizowane oprogramowanie analityczne lub wykorzystać np. system hotelowy RH+, który prezentuje dane, oraz pozwala budżetować i wprowadzać dane raportowe z zewnętrznych systemów. Przygotowane w ten sposób dane można na bieżąco przeglądać online w postaci raportów lub gotowych wykresów. Graficzne przedstawienie danych w postaci słupków czy linii or razu pokazuje stan przychodów.

Koszty hotelu

Zysk niestety to nie tylko przychody. Mają one też swoją mroczną stronę, koszty. Żeby można było właściwie monitorować zyski, należy odpowiednio przydzielić przychodom koszty. Wtedy nagle może się okazać, że generujące mały przychód pokoje hotelowe są bardziej opłacalne niż restauracja czy spa. Niestety, największym problemem znów pozostaje tutaj zebranie koniecznej wiedzy. Większość hoteli gromadzi dokumenty zakupowe, przekazuje do księgowości (wewnętrznej lub zewnętrznej) i dostajemy wynik w postaci kosztów oraz przychodów za okres. Dodatkowo ta ogólna wiedza trafia do nas dopiero w okresie płacenia podatków, czyli prawie miesiąc po fakcie. W szczególnych przypadkach zdarzają się też “ginące” dokumenty, które objawiają się np. U szefa kuchni miesiąc czy dwa później. A czasem giną na dobre.

W najprostszej wersji wystarczy arkusz Excel, żeby wprowadzać zapisy, ale jest to mało przyjazne rozwiązanie i wymaga bardzo świadomego i chętnego zespołu.

W przypadku naszych systemów, problem ten rozwiązujemy wykorzystując system obiegu dokumentów “Docflow”. Wszystkie dokumenty wchodzą w 2-3 punktach, a najchętniej w 1. Następnie w postaci elektronicznej są przekazywane i opisywane przez osoby, których dotyczą. Będą to nasze “centra zysków”. W ten sposób koszty są mapowane bezpośrednio na zysk. Opis oznacza wybranie z drzewka kosztowego, czego dotyczy pozycja zakupu.

Opisane w ten sposób dokumenty trafiają dopiero do akceptacji zarządu i płatności.Cykl obiegu dokumentu skraca się do 2-3 dni, zarząd ma możliwość bezpośredniej kontroli, nie miesiąc później… no i widzi od razu jaki to koszt, czego dotyczy i kto wygenerował.

Najważniejsze, że powstały koszt przy rozpisanie od razu obciąża dane centrum zysku i jest widoczny natychmiast. Przy wykorzystaniu narzędzi budżetowania, od razu widzimy na czerwono wszystkie przekroczenia.

Dodatkowy zysk to fakt, że dokumenty opisane przez pracowników są automatycznie rozpisane na konta księgowe i księgowość dostaje dokument, który może być automatycznie zaksięgowany. Rola księgowości ogranicza się tu do świadomej kontroli dokumentów. Reszta może się dziać automatycznie.

Dynamiczne zarządzanie cenami

Posiadając wiedzę o kosztach i przychodach możemy sięgnąć po podstawową broń taktyczną - dynamiczne zmiany cen. Wiemy gdzie jest dolna granica, jak daleko możemy się posunąć. W ten sposób możemy optymalizować zysk np. Obniżając ceny restauracyjne w godzinach najmniejszego obciążenia. Aby w ten sposób aktywować potencjalnych gości. Jest to jeszcze bardziej prawdziwe dla cen pokoi hotelowych czy spa, gdzie obłożenie zawsze podlega fluktuacjom. Jednak nie obniżanie cen jest naszym celem, dlatego potrzebujemy kolejnego puzla w naszej układance.

Monitoring konkurencji

Aby nie obniżać cen poniżej rynku i prowadzić samowyniszczającej wojny cenowej warto na bieżąco śledzić, co się dzieje z cenami naszej konkurencji. W przypadku wysokiego okresu, warto też śledzić wyprzedanie konkurencji. Wiemy wtedy, że mamy otwartą drogę do podnoszenia ceny :) .

Do tego służą narzędzia monitorowania. My wykorzystujemy do tego celu Monitor cen w naszym systemie RH+. Na bieżąco możemy zobaczyć ceny pokoi w wybranych obiektach. W ciągu dnia co dwie godziny dostajemy świeże dane o tym co się zmienia na rynku. Kto podnosi cenę, kto się wyprzedał. Widzimy też, że konkurencja obniża cenę. Dane mogą sięgać o pół roku naprzód, ale rzeczywista walka zaczyna się na krótszych dystansach. Widać też, jak na dłoni, kto zupełnie nie prowadzi zarządzania cenami. Wtedy widać, że ceny w danym hotelu pozostają niezmienne przez całe okresy.

revenue management, monitor cen, zarządzanie przychodami, obieg dokumentów, docflow, RH+, RHP